Quản trị Công việc theo Mục tiêu - Công cụ Áp dụng tại Hệ thống IMC

Tại IMC, phương pháp quản trị theo mục tiêu được các chuyên gia tư vấn và được đưa vào áp dụng từ cách đây 5 năm, nhưng thực tế chúng ta vẫn đang phải tiếp tục hoàn thiện cách sử dụng công cụ này để nâng cao hiệu quả công việc của các đơn vị trong hệ thống.

 

Trước đây, khi thực hiện quản trị công việc theo mục tiêu, chúng ta thường xây dựng mục tiêu theo các tiêu chí chất lượng, tiến độ, chi phí, hệ thống. Trong quá trình triển khai công việc đạt được mục tiêu, chúng ta cũng đã xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu quả của các hoạt động, đó là các KPI. 

 

Qua thực tế hoạt động, nhiều bộ phận trong hệ thống vẫn gặp khó khăn khi xây dựng các mục tiêu; các KPI nhiều khi chưa đủ để đánh giá hiệu quả của quá trình thực hiện công việc, phát hiện ra toàn bộ các điểm không ổn trong tiến trình làm việc từ đó dẫn đến các sự cố, gây thiệt hại nhiều mặt.

 

Sau nhiều chuyến tham quan mô hình hoạt động và quản lý của một công ty Nhật Bản tại Hà Nội, nhiều cán bộ quản lý, cán bộ chủ chốt của IMC đã tìm cách áp dụng những nội dung học được vào quản trị công việc tại IMC.

 

Một trong những điểm quan trọng mà chúng ta đã học được từ công ty Nhật Bản là cách xây dựng mục tiêu: Mỗi một đơn vị (phòng ban, bộ phận, công ty, …) cần phải xây dựng được cho mình các mục tiêu sau:

 

 

Sau khi xây dựng được các mục tiêu, chúng ta cần xây dựng được Biện pháp để đạt được mục tiêu. Trong trường hợp Biện pháp mang tính dài hạn chính là Chiến lược.

 

Chỉ sau khi xây dựng được Mục tiêu và Biện pháp, chúng ta mới bắt tay vào xây dựng Kế hoạch hành động. Trong nhiều trường hợp, nhiều người xây dựng kế hoạch luôn, và như vậy có nguy cơ kết quả công việc không được như mong muốn.

 

Với mỗi đơn vị, các mục tiêu công việc phải phục vụ được cho các nhiệm vụ chuyên môn và hệ thống, thực hiện được các chức năng chính của đơn vị, do vậy, các nhiệm vụ xuyên suốt sẽ là căn cứ để xây dựng các mục tiêu.

 

Khi chúng ta đi sát với chuỗi thông tin logic của đơn vị để xây dựng kế hoạch thực hiện công việc thì bản kế hoạch sẽ phù hợp nhất để thực hiện:

 

Với 3 nhóm mục tiêu Chất lượng, Hiệu quả, Sức sống, ngoài yếu tố SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, thực tế và có giới hạn thời gian) chúng ta cần xây dựng theo các tiêu chí sau để có thể thực hiện được:

 

- Sản phẩm, dịch vụ cung cấp phải làm hài lòng khách hàng (khách hàng bên ngoài và khách hàng nội bộ bao gồm cấp quản lý, lãnh đạo bên trên và các bộ phận khác, nhân viên khác trong hệ thống).

- Các tiêu chuẩn của sản phẩm, dịch vụ phải được thống nhất với khách hàng.

- Các bước phối hợp với khách hàng cần được thống nhất (tiến trình).

- Thông tin về quá trình triển khai cần được chia sẻ với khách hàng.

- Tìm cách đáp ứng nhiều hơn những gì đã cam kết với khách hàng.

 

- Các chỉ số về chi phí phải hướng tới chỉ số của ngành, tiến tới tốt hơn chỉ số trung bình của ngành.

- Nhân sự của đơn vị phải sử dụng hiệu quả thời gian: 60% thời gian dành để giải quyết các công việc thường quy và sự vụ. 40% thời gian còn lại dùng để suy nghĩ cải tiến cách giải quyết vấn đề và tự đào tạo, rèn luyện để nâng cao kỹ năng và kiến thức.

 

- Tinh thần và hành động quyết liệt để đạt được mục tiêu đã xây dựng.

- Tinh thần và hành động triệt để trong quản trị thụ động và chủ động sự không phù hợp trong bộ phận của mình.

- Yêu cầu giải quyết triệt để sự không phù hợp, những điểm không ổn của các bộ phận khác trong hệ thống, yêu cầu trả kết quả đến khi mình hài lòng.

 

Thực tế để có thể hoàn thành các mục tiêu công việc tốt nhất, trước tiên mỗi chúng ta cần có tinh thần quyết liệt thực hiện được mục tiêu, sau đó mọi khó khăn, thách thức sẽ tìm được giải pháp để vượt qua.

 

Để tránh việc gần đến thời hạn phải hoàn thành mục tiêu chúng ta mới nhận ra các vấn đề, các khó khăn làm cho mục tiêu có thể không đạt được, chúng ta cần đo các chỉ số KPI thường xuyên, có đánh giá phân tích kết quả đo được để có được các giải pháp và hành động kịp thời giải quyết các vấn đề trước khi quá muộn. 

 

Với các KPI, chúng ta cũng cần thường xuyên rà soát, đánh giá để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung, cắt bỏ để việc đo và cải thiện KPI thực sự có ý nghĩa trong việc thực hiện tiến trình công việc để đạt mục tiêu. Nói một cách khác, chúng ta cần quản trị KPI một cách hiệu quả trong quá trình thực hiện mục tiêu.

 

Để có thể đạt được từng mục tiêu thách thức trên con đường đi đến tầm nhìn, hệ thống của IMC cần phải học và áp dụng mạnh mẽ việc công cụ Quản trị công việc theo Mục tiêu, và việc này cần xuất phát từ tinh thần, ý thức của mỗi chúng ta.